事務局の仕事で見えてくること

本校に赴任してから４年間、胆沢地区図工研究会の事務局をしている。図工が好きだからというわけではない。本校が伝統的に事務局をしている会であり、赴任と同時に事務局にということでなった。誰かがしなければいけない仕事だから、自分でいいのなら・・・ということで４年目である。

今週は月曜日が児童画展の合評会・展示準備、明日が展示作業、土日が児童画展開催、月が撤収と仕事のピークである。昨日から今朝にかけては６００人近くの名簿作り。しかも、先週末からもろもろの仕事が重なったものの、無事展示までこぎつけた。

さて、事務局をしているといろいろな仕事のしかたについて考えさせられる。
たとえば、文書だ。今回たった一つのことを書き落としていたために、４０分もファックスを各校に延々と送り続ける事態になってしまった。会場変更で昨年までの文書に書いていなことで必要なことが生じたのだ。これは、自分がこの事務局の仕事に慣れて、「初めて読む人の立場にたって考える」ということを疎かにしていた結果だと考える。
逆もある。文書に書いていることを電話で問い合わせてくるものだ。「それは文書に書いてありますように・・・」と言いたくなるが、それは押さえて普通に応対する。自分も似たようなことをしていないだろうか。自戒。
作品名簿にしても同様だ。名簿打ちをしていると、各学校から提出された名簿原稿のミスをいくつか見つける。今回は同じ事務局の同僚が各学校に問い合わせてくれた。これは学校のチェックシステムの問題か。

このように事務局をしていれば、いろいろと見えてくることもある。この会のためにかなりの時間は割くものの、それらが見えてくることが一つの財産である。