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2012.08.01

大会事務局の仕事1

県造研大会が終了。自分にとって大きな大会であった。
様々な事務局長の仕事を務めたが、県大会のものは初めて。しかも、6会場・6施設授業・6ワークショップ+1全体会・1レセプションというものである。来賓・大会役員と実行委員だけで100名を超える大会。かけた時間とエネルギーは相当のものだった。事務局仕事をしてあれこれ感じたことを記しておく。

〇事務仕事

事務局だから事務仕事がメインと思われるかもしれないが、それは実感としては4割。たとえば、資料の袋詰めの申し出も受けたが、一人でやっても2時間あまりで終わる仕事だ。参加者の名簿管理はエクセルがあるから休日に一日がんばってかなりの作業をしたら、あとはちょっとした時間でできた。その他細かなことは多数あるが、「事務仕事は時間があればできる」というように考えていた通りだった。もっとも休日もかなり時間を費やす結果にはなったが。

〇連絡調整仕事

役員や参加者へのメールにはかなりの時間を費やした。これは「連絡調整」の分野。特に参加者一人一人にワークショップの決定通知(申込から早い順に決まっていく)を出し、持ち物の連絡をする・・・確かに時間がかかるのはやむをえない。しかし、メール時代だからあの時間で済んだとも言える。郵送だったらもっと大変だっただろう。
電話対応も多かった。一時期は学校に来る電話の多くが県造研という日もあった。

〇「見える化」のための企画

企画については大会の「見える化」に努めた。自分なりに工夫したデザインの大会案内。ブログの立ち上げ。雑誌やWebでの告知。そして、「大会通信」の発行等々。大会運営そのものは、今までの歴史や流れがあるからそれらを大切にした形なので、事務局としてはこういうところだ。
大会通信は30分~40分ほどでできるものを3号分。自分としては学級通信や校報作成の感覚。メールで添付ファイルとして配信できるから送付が楽である。メール時代だからできた企画だった。これが一番他校の先生方には見えたようで、「しっかりと読んでいます」「がんばったいますね」と声をかけられた。(次に続く)

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